Effective Meeting ala Google *)

Seperti yang banyak kita ketahui, banyak rapat atau meeting biasanya tidak terstruktur, tidak menginspirasi, dan tidak produktif. Kita tidak harus seperti itu…..

Mari kita belajar kepada perusahaan yang paling inovatif abad ini, yaitu Google. Marissa Mayer, Vice President of Search Products Google yang dalam seminggu bisa mengikuti 70 rapat baik dengan jajaran engineer, manajer, direktur hingga CEO atau pemilik, Sergey Brin dan Larry Page.

Pekerjaan Marissa Mayer dalam perusahaan lebih banyak pada kegiatan pertemuan atau rapat; dan jabatan yang dipegang berfungsi untuk memastikan bahwa sasaran perusahaan, strategic direction, dan informasi lain dapat disampaikan dan membuat peserta rapat termotivasi.

Kunci sukses Marissa dalam mengelola meeting adalah sbb:

1.Tetapkan agenda rapat

Marissa mengajukan agenda rapat sebelum waktu yang ditentukan dan membuat daftar apa yang akan didiskusikan oleh peserta rapat dan apa yang harus diselesaikan dalam rapat. Hal ini akan membantu seluruh peserta untuk berpikir apa yang harus diselesaikan dalam rapat dan menjadi focus terhadap apa yang ingin dicapai dan bagaimana untuk mencapai tujuan.

2.Tetapkan notulen rapat

Pastikan tidak ada peserta yang kehilangan catatan dari rapat yang telah dilakukan. Jika peserta ingin mengingat kembali apa keputusan yang telah dibuat, kemana arah tim selanjutnya dan apa tindakan yang harus dilakukan, maka mereka cukup melihat catatan rapatnya.

3.Potong menjadi rapat yang kecil2.

Waktu rapat yang panjang, dibagi dalam segmen-segmen. Misal dalam 2 jam periode rapat lakukan segmentasi 5-10 menit atau lebih panjang tergantung subyek yang dibahas (spesifik). Dengan menetapkan rapat yang tersegmentasi (micro meetings) akan membuat agenda menjadi efektif

4.Lakukan pada jam kerja

Pertemuan atau rapat pada jam kerja lebih efektif daripada di luar jam kerja. Hal ini disebabkan banyak keputusan yang diambil harus dilaksanakan pada jam kerja.

5.Gunakan data.

Dengan menggunakan data maka analisa masalah dan pengambilan keputusan akan semakin akurat. Jangan gunakan informasi2 yang bersifat politik dan tidak pasti.

6.Taat pada waktu

Untuk membuat pertemuan tetap focus, tempatkan sebuah jam besar di dinding. Jika perlu tempatkan juga jam yang memiliki fasilitas perhitungan waktu mundur (timer) untuk menjaga pertemuan tetap sesuai dengan jadwal.

Sekali dan terakhir jangan lupakan humor karena akan membuat rapat menjadi menyenangkan (bukan membosankan)

Walaupun teknik ini berjalan dengan baik di Google; belum tentu bisa berjalan dengan baik di tempat lain. Tapi dengan 6 kunci yang diberikan oleh Google semoga bisa memberikan inspirasi buat kita dan membuat rapat-rapat kita semakin efektif dan tidak membuang waktu.

*) diambil dari beberapa sumber

============ **EJ** ============

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: