Archive | June 2008

Effective Meeting ala Google *)

Seperti yang banyak kita ketahui, banyak rapat atau meeting biasanya tidak terstruktur, tidak menginspirasi, dan tidak produktif. Kita tidak harus seperti itu…..

Mari kita belajar kepada perusahaan yang paling inovatif abad ini, yaitu Google. Marissa Mayer, Vice President of Search Products Google yang dalam seminggu bisa mengikuti 70 rapat baik dengan jajaran engineer, manajer, direktur hingga CEO atau pemilik, Sergey Brin dan Larry Page.

Pekerjaan Marissa Mayer dalam perusahaan lebih banyak pada kegiatan pertemuan atau rapat; dan jabatan yang dipegang berfungsi untuk memastikan bahwa sasaran perusahaan, strategic direction, dan informasi lain dapat disampaikan dan membuat peserta rapat termotivasi.

Kunci sukses Marissa dalam mengelola meeting adalah sbb:

1.Tetapkan agenda rapat

Marissa mengajukan agenda rapat sebelum waktu yang ditentukan dan membuat daftar apa yang akan didiskusikan oleh peserta rapat dan apa yang harus diselesaikan dalam rapat. Hal ini akan membantu seluruh peserta untuk berpikir apa yang harus diselesaikan dalam rapat dan menjadi focus terhadap apa yang ingin dicapai dan bagaimana untuk mencapai tujuan.

2.Tetapkan notulen rapat

Pastikan tidak ada peserta yang kehilangan catatan dari rapat yang telah dilakukan. Jika peserta ingin mengingat kembali apa keputusan yang telah dibuat, kemana arah tim selanjutnya dan apa tindakan yang harus dilakukan, maka mereka cukup melihat catatan rapatnya.

3.Potong menjadi rapat yang kecil2.

Waktu rapat yang panjang, dibagi dalam segmen-segmen. Misal dalam 2 jam periode rapat lakukan segmentasi 5-10 menit atau lebih panjang tergantung subyek yang dibahas (spesifik). Dengan menetapkan rapat yang tersegmentasi (micro meetings) akan membuat agenda menjadi efektif

4.Lakukan pada jam kerja

Pertemuan atau rapat pada jam kerja lebih efektif daripada di luar jam kerja. Hal ini disebabkan banyak keputusan yang diambil harus dilaksanakan pada jam kerja.

5.Gunakan data.

Dengan menggunakan data maka analisa masalah dan pengambilan keputusan akan semakin akurat. Jangan gunakan informasi2 yang bersifat politik dan tidak pasti.

6.Taat pada waktu

Untuk membuat pertemuan tetap focus, tempatkan sebuah jam besar di dinding. Jika perlu tempatkan juga jam yang memiliki fasilitas perhitungan waktu mundur (timer) untuk menjaga pertemuan tetap sesuai dengan jadwal.

Sekali dan terakhir jangan lupakan humor karena akan membuat rapat menjadi menyenangkan (bukan membosankan)

Walaupun teknik ini berjalan dengan baik di Google; belum tentu bisa berjalan dengan baik di tempat lain. Tapi dengan 6 kunci yang diberikan oleh Google semoga bisa memberikan inspirasi buat kita dan membuat rapat-rapat kita semakin efektif dan tidak membuang waktu.

*) diambil dari beberapa sumber

============ **EJ** ============

Akhir Kejayaan SMS…

Sepuluh tahun yang lalu, kita sama sekali berpikir bahwa manusia akan sangat tergantung kepada layanan SMS alias Short Message Service), sebuah layanan pesan singkat yang memungkinkan si pengirim mengetik pesan menggunakan tombol-tombol yang ada di ponsel langsung kepada si penerima. Sebelumnya pelanggan hanya disediakan akses melalui penelepon kepada provider dan provider mengirimkan pesan tersebut ke pesawat penerima, atau dikenal dengan paging service (alat penerima ; pager).

 

Akibatnya? Banyak pemakai menjadi ahli memencet pesan dengan cepat; secara psikologis juga membuat kegemaran baru dalam menggunakan singkatan dan akronim menjadi tersalurkan. Dampak terkenal disebut dengan thumb syndrome atau sindrom jempol.

 

Salah satu alasan menggunakan SMS adalah tarifnya yang relative murah dibandingkan dengan percakapan. Tapi apakah layanan pesan pendek ini merupakan cara yang paling murah untuk berkomunikasi melalui ponsel?

 

Alternatif komunikasi melalui GPRS saat ini belum dilirik oleh pengguna ponsel. Asumsi bahwa tariff selain SMS adalah mahal merupakan paradigma yang harus dihilangkan dalam benak konsumen. Layanan koneksi data seperti GPRS (2,5G) yang menggunakan saluran internet adalah sebuah alternative terbaik untuk berkomunikasi. Aplikasi yang digunakan adalah aplikasi pesan instant atau instant messaging; sebuah aplikasi komunikasi pesan yang sangat popular di kalangan netters atau pengguna internet.

 

Saat ini tariff koneksi data bisa semurah Rp.5,- per kilobyte (Kb) pada jaringan CDMA, sedangkan untuk GSM Rp.10,- untuk 1 Kb. Sekedar ilustrasi 1Kb sama dengan 1.000 byte.

 

Satu pesan SMS standar ukuran filenya secara internasional disepakati adalah sebesar 140 byte. Jadi kalau dikonversi ke dalam kilobyte, 160 karakter SMS setara dengan 0,14 Kb dan kita harus mengeluarkan biaya Rp. 250,- untuk pasca bayar dan Rp. 350,- untuk pra-bayar. Biaya SMS itu setara dengan 50 kali lipat dari tariff internet CDMA yang hanya Rp.5,- tetapi kapasitas datanya 7 kali lipat dari SMS.

 

Jika kita sedikit meluangkan waktu untuk berhitung, mari kita lakukan: Data sebesar 1 Kb, dikonversikan menjadi 1.000 byte, maka data 1 Kb setara dengan 7,14 pesan SMS. Artinya kalau kita mengirimkan pesan SMS yang setara dengan 1 Kb data, maka kita harus membayarkan pulsa pasca bayar sebesar Rp.1.785,-.

 

Jadi, untuk pertanyaan di atas apakah SMS merupakan cara yang paling murah? Tentu tidak; namun dilihat dari kebiasaan masyarakat yang belum terbiasa berhubungan dengan aplikasi, tentu SMS tetap dipilih mengingat penggunaannya sangat mudah; tidak perlu koneksi ke internet dan melakukan setting aplikasi!

 

Saat ini masalah kemudahan memasang aplikasi memang menjadi tantangan bagi provider maupun operator. Pertama-tama pengguna tentu harus mendaftar dulu ke penyedia layanan seperti MSN, Yahoo maupun Google. Lalu kita harus mencari lagi client yang berjalan di ponsel. Terlebih belum ada dukungan vendor ponsel yang langsung menanamkan aplikasi client instant messaging seperti yang sudah dilakukan pada generasi sebelumnya seperti SMS dan MMS. Belum lagi minimnya aplikasi tambahan yang disediakan oleh penyedia system operasi (Windows Mobile) yang baru menambahkan aplikasi Pocket MSN untuk dapat mengakses layanan MSN Messenger. Terakhir minimnya aplikasi tambahan yang disediakan oleh penyedia layanan instant messaging untuk akses ke ponsel (baru terbatas Yahoo! Mobile versi beta untuk pengguna layanan mobile di Amerika dan Canada). Pengguna pada akhirnya akan dibingungkan untuk mencari aplikasi yang cocok.

 

Hambatan-hambatan di atas, dalam beberapa waktu ke depan pasti dapat teratasi. Hal ini ditandai dengan banyaknya penyedia aplikasi client instant messaging buat ponsel (akan dijelaskan kemudian seperti MGTalk, QuickIM Express dan MobiChat) baik yang berbayar maupun gratis.

 

Dengan memasang aplikasi ini, kita akan lebih banyak dan lebih murah ngobrol dibandingkan dengan SMS.

 

Apakah ini akhir kejayaan SMS?

 

Cara Kerja SMS

SMS bekerja berdasarkan prinsip store-and-forward basis.

 

          Pesan SMS disampaikan melalui penyedia layanan seluler ke SMS Center

          Setelah menerima pesan, SMS Center mengirimkan request ke Home Location Register (HLR) dan menerima informasi routing kepada si penerima.

          SMS Center mengirimkan pesan ke Mobile Switching Center (MSC)

          MSC mengumpulkan informasi penerima dari Visitor Location Register (VLR) sekaligus proses autentifikasinya.

          MSC menyampaikan pesan ke mobile server.

 

Komponen pesan SMS

Sebuah SMS yang dikirimkan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

          Header: identifies the type of message.

          Service Center Timestamp

          Originator Address: the phone number of the sender

          Protocol Identifier

          Data Coding Scheme

          User Data Length: tells how long the message is

          User Data: the message itself (140 bytes: 160 7-bit characters, or 140 8-bit characters)

 

Keterangan:

 

BTS – Base Transceiver Station (Antenna)

BSC – Base Station Controller

MSC – Mobile Switching center

HLR- Home Location Register

VLR – Visitor Location Register

SMSC – Short Message Service Center

 

 

 

SEKILAS TEKNOLOGI METRO ETHERNET

Bisnis saat ini tidak hanya bergantung pada terhubungnya jaringan internet ke dunia maya, tetapi lebih kepada bagaimana internet bisa memberikan nilai kompetitif bagi perusahaan. Waktu adalah uang. Inilah yang harus dipahami oleh pelaku jasa telekomunikasi.

Jaringan Metro Ethernet, secara harfiah berarti jaringan komunikasi data yang berskala metro (skala untuk menjangkau satu kota besar seperti Jakarta) dengan menggunakan teknologi Ethernet sebagai protokol transportasi datanya. Begitu pula arti sebenarnya, teknologi Metro Ethernet merupakan salah satu perkembangan dari teknologi Ethernet yang dapat menempuh jarak yang luas berskala perkotaan dengan dilengkapi berbagai fitur yang seperti terdapat pada jaringan Ethernet umumnya. Sehingga jaringan yang berskala metro dapat dibentuk dengan menggunakan teknologi Ethernet biasa.

Metro ethernet merupakan salah satu solusi teknologi untuk High End Market (HEM) dalam memberikan solusi terintegrasi untuk layanan voice, data dan video. Metro ethernet network memiliki karakteristik antara lain :

  • Teknologi IP optik berbasis Synchronous Digital Hierarchy atau Ethernet.
  • Dapat mengakomodasi layanan berupa voice, data, high speed internet access dan video
  • Kecepatan tinggi hingga Gigabit Ethernet/1000Mbps

Untuk menunjang kebutuhan akan Next Generation Network, teknologi Metro Ethernet menawarkan banyak sekali keuntungan yang bisa diperoleh tidak hanya oleh pihak penyedia jasa, namun juga oleh para penggunanya, diantaranya:

Kemudahan, hampir semua perangkat komunikasi data, khususnya untuk keperluan LAN dan juga WAN yang sederhana pasti menggunakan interface Ethernet. Selain itu kegiatan Operation, Administration, Maintenance, dan Provisioning (OAM&P) dari teknologi ini juga sudah tidak asing lagi bagi para penyedia jasanya, seperti halnya melakukan OAM&P pada jaringan lokal saja.

Nilai ekonomis yang tinggi,

  • Karena penggunaannya yang sangat luas, bahkan hampir semua perangkat jaringan menggunakan interface ini, maka harga perangkat berbasis teknologi ini sangat bersaing di pasaran.
  • Tidak memerlukan investasi perangkat modem/mux (dapat langsung dihubungkan dengan kabel UTP /Ethernet – RJ45). Selain itu juga tidak perlu router yang canggih tetapi cukup switch yang punya fitur berkelas metro ethernet. Selain itu tidak perlu modem dan konverter.
  • Fleksibel, dalam hal variasi layanan dan upgrade/downgrade terhadap servis yang diinginkan hampir tidak ada biaya yang perlu dikeluarkan.

Manageable bandwidth, kebutuhan badwidth dapat diberikan sesuai kebutuhan pelanggan.

Kehandalan yg terjamin, menggunakan sistem proteksi baik yg berbasis SDH maupun Ethernet.

Secara teknologi, Metro Ethernet dapat dimanfaatkan untuk beragam layanan sbb:

  • Ethernet Internet Services
  • Ethernet Transparent LANs Services (LAN-to-LAN)
  • TDM Services (E1)
  • Metro Ethernet Private Line Services (VPN)
  • Customized Ethernet Private Network

================== EJ =================

Resep Pencinta Kopi

Bagi anda pencinta kopi sejati, temukan resep andalan kopi di bawah ini:

Kopi Instant (Instant Coffee)
Kopi instant pertama kali dijual pada tahun 1950-an. Secangkir kopi instan disiapkan dengan cepat dan mudah, tanpa proses persiapan yang rumit.

Tips untuk membuat kopi instant:

  • Gunakan air panas dari ketel (baru mendidih)
  • Tambahkan satu sendok the kopi instan untuk satu cangkir (lebih kurangnya tergantung selera)
  • Susu dapat ditambahkan sebelum atau sesudah menambahkan air panas.
  • Kopi sebaiknya disimpan dalam tempat yang sejuk (tertutup) seperti di lemari pendingin atau kulkas untuk menjaga aromanya.


Espresso

Adalah kopi klasik ala Italia dan sangat tepat diminum setelah makan malam. Sebuah espresso yang baik diibaratkan sebuah Sedan Rolls Royce yang kaya rasa dengan aroma yang menyenangkan.

Espresso adalah kopi pekat dengan tingkat konsentrasi dan rasa yang kuat, untuk membuat espresso dibutuhkan mesin espresso. Espresso sendiri dalam bahasa Italia berarti kopi. Espresso murni tanpa campuran apapun dan disajikan dalam gelas kecil disebut shot. Satu gelas shot setara dengan 44 mililiter cairan. Komponen espresso yang terpenting adalah crema, yakni busa keemasan yang mengambang di permukaan kopi, di dalamnya terkandung minyak, protein, dan gula.

Tuangkan kopi espresso kedalam cangkir kecil, tambahkan gula jika diinginkan dan jika anda meminum dengan gaya Italia, minum sedikit demi sedikit……

Caffè Latte
Latte dalam bahasa Italia sebenarnya berarti susu. Sebuah caffee latte terdiri dari satu shot espresso dengan steamed milk.

Coffee Latte gaya Amerika mempunyai kombinasi sepertiga espresso dan dua pertiga susu. Sehingga rasa susunya lebih dominan. Idealnya caffee latte diminum saat sarapan pagi. Dalam secangkir espresso, tambahkan kurang lebih 120 – 150 ml susu..

Cappuccino
Cappuccino hampir mirip dengan latte, tapi kombinasinya berbeda. Terdiri dari sepertiga espresso, sepertiga susu, dan sepertiga busa susu (foam). Elemen terpenting dalam membuat secangkir cappuccino adalah tekstur dan temperatur susu. Cappuccino juga ideal diminum saat sarapan pagi.

Akan lebih lezat jika ditambahkan sedikit bubuk coklat dan bubuk kayu manis.

Orange Coffee
Silahkan coba kopi yang satu ini dengan menambahkan potongan jeruk (orange)

Campurkan kopi dan coklat panas. Tambahkan potongan jeruk, whipped cream dan hiasi dengan bubuk kayu manis.

The Buy-Sell Hierarchy

Memiliki pelanggan (account) bermakna bahwa kita atau perusahaan memiliki sebuah hubungan atau relationship; sebuah hubungan bisnis yang lebih dari sekedar hubungan personal. Teori buy-sell hierarchy akan membantu kita untuk memiliki hubungan yang lebih panjang dengan mitra atau pelanggan kita.


The buy-sell hierarchy
dibagi ke dalam 5 tingkatan.

1. Commodities

Tingkatan ini merupakan tingkatan terendah dari sebuah hubungan bisnis. Kita atau perusahaan hanya dianggap sebagai penyedia atau supplier sebuah komoditas. Sangat mudah untuk mencapai posisi ini, karena dalam posisi ini kita tidak menciptakan sebuah hubungan jangka panjang.

Misal: kita bisa menjual seperangkat komputer kepada sebuah perusahaan penjual jasa asuransi. Perusahaan atau pelanggan tersebut hanya memikirkan bahwa semua perusahaan atau supplier komputer bisa menjual barang dan jasa yang sama seperti kita jual. Pelanggan tidak bisa melihat sebuah perbedaan atau diferensiasi dari produk dan jasa yang kita jual karena dianggap sebagai komoditas.

Ketika pelanggan melihat kita sebagai penyedia komoditas, kita tidak bisa mengendalikan apa yang terjadi di sisi pelanggan kita dan tidak ada lagi peluang untuk membangun hubungan jangka panjang. Jika pelanggan melihat kita sama dengan supplier lain, maka dapat dipastikan posisi tawar kita sebagai supplier adalah rendah. Ini berada pada posisi yang tidak aman dan sangat mudah posisi kita digantikan oleh competitor.

2. “Good” Products/Services

Pada level kedua, perusahaan dilihat oleh pelanggan sebagai penyedia produk dan jasa yang baik (good products/services). Misal perusahaan sudah menjual layanan komunikasi data dengan teknologi terbaru yang bisa memenuhi kebutuhan pelanggan, dan dibarengi dengan layanan yang luar biasa seperti jaminan 24 jam informasi gangguan.

Jika kita mampu membedakan apa yang ditawarkan oleh competitor kita, pasti kita akan dianggap pelanggan memiliki nilai lebih sehingga kita bisa membangun hubungan level 2 ini. Tahapan ini membutuhkan sebuah pembaruan, perusahaan tidak hanya memberikan produk yang baik tapi juga layanan yang baik.

Alasan kita harus masuk dalam level 2 ini adalah sederhana yaitu kompetisi. Kita harus menciptakan sebuah posisi kompetitif dibanding kompetitor seperti layanan yang lebih cepat, atau penambahan fitur-fitur lainnya. Atau dengan kata lain kita harus menawarkan lebih dan berbeda daripada kompetitor kita.

Namun jika kita tidak waspada, dimana kompetitor kita bisa mengetahui keunggulan dan bisa melebihi posisi kompetitif kita, tidak mustahil kita akan masuk ke level 1 atau komoditas lagi.

3. Going the extra mile

Pada level 3 ini, pelanggan melihat kita tidak hanya sebagai penyedia produk dan jasa yang baik tetapi juga membantu posisi pelanggan. Misal: kita tidak hanya mampu memberikan layanan system telekomunikasi yang terbaru, tetapi kita juga menyediakan solusi kepada pelanggan seperti program pelatihan yang gratis dan jika sistem yang kita jual mengalami gangguan, maka dengan seketika kita mampu memperbaiki tanpa alasan.

Pada level ini, hubungan bisnis antara perusahaan dengan pelanggan menjadi lebih baik, terutama dalam kondisi ekonomi yang tingat turbulensinya tinggi. Semakin hari hubungan bisnis selalu didasari oleh hubungan bagaimana perusahaan mengelola pelanggan, tidak hanya menjual produk ke pelanggan.

Dukungan layanan pada akhirnya akan tergantikan oleh “features and benefits”.

4. The Quantum Leap to business issues

Pada level ke 4 ini, pelanggan akan menganggap perusahaan kita tidak hanya menyediakan produk yang baik dan layanan yang ekstra tapi mampu membantu menjalankan bisnis dan menjadi pendukung pemecahan permasalahan (problem solving) yang dialami pelanggan. Jika posisi perusahaan kita sudah sampai pada tahap ini, kita harus mengerti masalah dan sasaran bisnis pelanggan.

Kita sedapat mungkin selalu mensolusikan masalah pelanggan seperti operasional perusahaan dan permasalahan detail lainnya seperti profitabilitas pelanggan. Dalam level ini perusahaan harus menjual produk dan layanan yang bisa memenuhi harapan pelanggan dan menjawab permasahalan perusahaan pelanggan.

Dengan menjadikan pelanggan sebagai “mitra” diharapkan perusahaan mampu menjawab kebutuhan pelanggan seperti menurunkan biaya, meningkatkan penjualan, menumbuhkan profit hingga bisa bekerja sama dengan pelanggan. Level ini disebut juga dengan value added business.

5. “Upping” the organization

Pada level tertinggi dari buy-sell hiearchy, posisi perusahaan tidak hanya sebagai penyedia produk yang baik, layanan ekstra, dan membantu kebutuhan pelanggan. Perusahaan kita sudah menjadi konsultan bagi organisasi pelanggan melalui kontribusi yang telah kita berikan untuk kebutuhan organisasi pelanggan. Pelanggan pada tahap ini sudah menjadi advocate bagi perusahaan kita.

Tahapan ini merupakan tahapan tersulit mengingat untuk berkontribusi dalam permasalahan organisasi pelanggan adalah suatu hal yang sangat tidak mungkin. Akan tetapi dengan berlandaskan pada semangat diferensiasi dengan kompetitor, maka sampai ke tahapan ini harus bisa dilakukan. Jika kita berhasil sampai pada level ini, maka tidak akan ada lagi ruang untuk kompetitor. Inilah tujuan dari hubungan bisnis jangka panjang……

================== **** EJ **** ====================

Technology Wave

Saya berpendapat ada 3 tahapan dalam technology wave:

1. First wave : merupakan gelombang pertama yang menciptakan revolusi dalam teknologi telekomunikasi, terdiri dari :

  • Digitalisasi ; dengan konsep digitalisasi maka berbagai layanan, berbagai perangkat dapat melakukan sinergi. Dipastikan juga teknologi digital membuat proses menjadi efisien.
  • Komputerisasi; teknologi komputerisasi sudah digunakan mulai dari tahapan perancangan, proses produksi hingga after sales.
  • Packet Based Switching; teknologi yang powerfull adalah Internet Protocol IP yang pada akhirnya merubah paradigma infrastruktur INFOKOM (everything need IP)


2. Second wave : merupakan gelombang kedua sebagai evolusi dari gelombang pertama, terdiri dari :

  • Internet; interkoneksi dari milyaran terminal yang sudah berbasis IP. Layanan internet juga sudah mengalami perkembangan yang luar biasa seperti televise, radio, game, blogs, dll
  • Mobile Communication; saat ini teknologi mobile comm. Merupakan sinergi dari teknologi first wave (digital, computer, internet, hiburan, dll)
  • Next Generation Network (NGN); teknologi terbaru dari core network & access network yang memungkinkan terselenggaranya layanan berbasis IP dengan broadband capabilities.
  • Convergence; kombinasi dari 3 layanan utama masa depan : Voice – Data, Fixed-Mobile dan Broadcast – Telco.


3. Third wave : Information Society Technologies, merupakan evolusi dari 1st wave dan 2nd wave. Contoh dari third wave ini antara lain E-banking, E-health, E-government, E-learning layanan berbasis “E” lainnya.

Nah menurut saya kita harus mengejar business wave yang sesuai dengan kemampuan kita dalam mengejar technology wave.

Ada masukan terkait dengan technology wave dan business wave? Saya mengundang rekans semua untuk berkolaborasi…….

Jika anda berminat lebih jauh untuk mengenal technology wave bisa mengunjungi INSYNC2014 Conference & Exhibition di The Ritz Carlton, Jakarta Pacific Place SCBD – Ballroom 2 & 3. Event ini diselenggarakan oleh PT TELKOM dengan tema TELKOM, Your Future Lifestyle.Event ini berlangsung dari tanggal 10 – 12 Juni 2008. Jangan sampai ketinggalan ya…..